г. Набережные Челны пр. Московский, д. 140 оф. 210А(Форд Диалог) Пн-Пт 8:00-20:00

+ 7 (904) 763-95-54

yurist.chelny.00@bk.ru

База знаний

Цена ошибки в документе

Цена ошибки в документе 07.03.2019

Цена ошибки в документе


Часто ли мы обращаем внимание на «мелочи» в документах? И как часто они потом превращаются в совсем не мелкие проблемы?


Небольшая история

Часто ли мы обращаем внимание на «мелочи» в документах? И как часто они потом превращаются в совсем не мелкие проблемы?

Сначала небольшая история. Один мой знакомый (впоследствии ставший моим клиентом) жаловался на постоянный бардак в документах: мол, приносят сотрудники тонны «бумажной ерунды» на подпись, отрывают от работы.

«Нет, я всё понимаю, – говорил он, – надо держать нормального бухгалтера и юриста, надо внимательно смотреть, что подписываешь, надо, в конце концов, думать о том, что будет после того, как мы подпишем договор. Но работать-то когда???».

Я ему тогда посочувствовал. И разговор плавно перешёл на другие темы.

Однако, оказалось, что на этом разговор не закончен. Через неделю он звонит, раздосадованный.

Выяснилось, что филиал его компании вынужден был обратится в арбитраж – поставщик отгрузил им некачественную краску. Когда готовили документы для суда, обнаружили, что факсимильная копия акта приёмки–передачи материалов содержит ошибку, а подлинника нет. Между тем, документ этот был крайне необходим, поскольку в договоре ответственность за качество была «привязана» к подписанию акта приёмки-передачи. Доказать что-либо без правильного оформления акта было едва ли возможно.

Закончилось всё в итоге хорошо: документ мы восстановили (пришлось применить нестандартные встречные меры, которых та сторона явно не ожидала) и процесс выиграли. Но только представьте, сколько удалось бы сэкономить времени, нервов и, в конечном итоге, денег, будь этот на первый взгляд совершенно формальный и никому не интересный документ оформлен правильно.

Что же мешает «вылавливать» досадные ошибки до того, как они становятся причиной финансовых потерь вашего бизнеса?

На мой взгляд, главная причина описанной ситуации (впрочем, как и многих других, похожих на неё) – это не разгильдяйство менеджеров, не их лень или недосмотр.

Главная причина – «грабли», на которые мы наступаем изо дня в день в своей трудовой жизни.

... И «грабли» эти в том, что мы позволяем «текучке» брать над нами верх. Мы искренне верим в то, что не можем позволить себе потратить один день (а, если разобраться, часто хватает и 2-3 часов) на то, что поможет нам в будущем избежать ненужных судебных разбирательств, потерянных клиентов, а, в конечном счёте, и денег. Мы уверены – нам не позволяют обстоятельства.

Но штука в том, что лишь мы сами (и никто другой!) можем победить эти обстоятельства. Если угодно, это война. Война за наше время и силы. Мы или победим, или будем бесконечно повторять: «не сейчас», «потом», «как только вот с этим разделаюсь»...

Давайте вернёмся к нашему примеру

Какие 4 действия нужно сделать руководителю компании всего 1 (один!) раз, чтобы с вероятностью в 90% не допустить подобной ситуации в будущем?

Во-первых, определить перечень «железобетонных» моментов, которые в обязательном порядке должны быть зафиксированы в договорах и на которые нужно обращать пристальное внимание во всех документах (допках, актах, накладных, счетах-фактурах и т.п.).

По собственному опыту могу сказать, что подобных моментов, связанных с действительностью контракта, не очень много.

Это, в первую очередь:

  • указание всех существенных реквизитов контрагента (полное наименование, адрес места нахождения, регистрационные данные, контактная информация, банковские реквизиты),

  • проверка совпадения этих реквизитов с полученными от контрагента подтверждающими документами,

  • проверка совпадения этих реквизитов во всех документах, которые возникнут в вашей компании в связи с исполнением договора (сам договор с изменениями и дополнениями, протоколы, акты, накладные, счета-фактуры),

  • детально определённый предмет договора (удивительно, но зачастую стороны довольно расплывчато представляют, что предстоит сделать по договору – а это важно, в числе прочего, для определения налоговых последствий, учёта и планирования),

  • точно указанная стоимость договора (товаров, работ или услуг) или заранее определённый порядок её определения,

  • чётко зафиксированные обязанности сторон (кроме основных, касающихся предмета и порядка исполнения договора – также и по предоставлению определённых документов: корпоративных, товаросопроводительных, бухгалтерских и др.),

  • финансовая ответственность (желательно только контрагента:), кроме прочего, и за непредоставление или ненадлежащее предоставление документов,

  • обязательная фиксация всех изменений условий договора в документальном виде (дополнительное соглашение, приложение, акт или протокол – форма не так важна, как сам факт фиксации изменений),

  • сбор полного пакета документов по договору (часто этот процесс растягивается надолго, но он обязательно должен быть завершён).

Естественно, это примерный перечень, конкретные пункты зависят от специфики вашего бизнеса. Кроме того, список должен регулярно пересматриваться и дополняться.

Как видите, главное требование к работе с документами – чёткость. Здорово, конечно, когда удаётся «продавить» контрагента на все свои условия. Но даже если вы пошли на компромисс (а именно так чаще всего и бывает), то уж обеспечить чёткость условий и формулировок вполне возможно. Тем более, что это соответствует общим интересам – вашим и контрагента.

Во-вторых, зафиксировать эти обязательные моменты во внутренних процедурах компании (как правило, это Положение о заключении договоров и что-то похожее).

Кстати, в следующих выпусках мы обязательно поговорим об этом биче российских компаний – внутренних документах. Часто они сделаны по принципу «чтобы было» и наполнены объёмным, но на практике совершенно бесполезным содержанием, хотя могут быть очень эффективным инструментом управления персоналом и развития бизнеса.

Так вот, эти важные пункты должны быть прямо прописаны во всех документах, которые регулируют эти вопросы в компании.

В-третьих, персонализировать ответственность за соблюдение таких обязательных моментов – издать приказ, в котором будут прямо указаны ответственные за наличие и содержание тех или иных документов, а также внести соответствующие пункты в трудовые договоры и должностные инструкции (опять возвращаемся к вопросу о внутренних документах!).

И, в-четвёртых, «монетизировать»  ответственность за невыполнение инструкций. Официально штрафовать сотрудника мы не можем. Но вот сделать часть выплат переменной и «привязать» наличие и размер премии (бонуса) к выполнению сотрудником простых инструкций вполне в наших силах – и вы сами прекрасно знаете, что для любого наёмного работника это серьёзный мотивирующий фактор.

Вроде бы простые и понятные действия, правда?

Но вот только сейчас разгребём эту текучку...

Кстати, история с моим знакомым имеет продолжение. Примерно через полгода я решил поинтересоваться у него, как в компании обстоят дела с документами. «Да бардак полный, – отвечает он. – Всё никак до этих бумажек руки не доходят»...

Вокруг всех нас – тяжелые офисные «грабли». Мы наступаем на них день за днём, год за годом. И единственный способ вырваться из этого «вражеского окружения» – на минуту прекратить бесконечную гонку, встать над ситуацией и сделать несколько шагов на перспективу.


Рано или поздно нам придётся это делать. Так давайте не будем ждать, когда ситуация вынудит нас к этому!


Удачного полёта вашему бизнесу!

Заказать обратный звонок

Нажимая на кнопку "Заказать сейчас!", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и даете согласие на обработку персональных данных

Возврат к списку

Ошибка! (Произошли технические неполадки, попробуйте повторить позже)